Eine Abwesenheitsnotiz (Urlaubsbenachrichtigung) einrichten

Die Zeit des Jahres rückt wieder näher: die Urlaubszeit! Für viele Start-ups und Unternehmen ist die Sommerzeit etwas ruhiger, die Urlaube sind geplant und die Kofferräume vollgepackt. Vergessen Sie jedoch nicht, eine Abwesenheitsnotiz in Ihrer E-Mail einzurichten, damit potenzielle neue Geschäftskontakte nicht verloren gehen. Oder damit gerade dieser eine Kunde nicht gleich frustriert ist.

Schauen wir uns einmal an, wie du die Abwesenheitsnotiz ganz nach deinen Wünschen bei uns im Webmail oder direkt über das Kundenportal einrichten kannst. Und woran du noch denken solltest, um Frustration zu vermeiden!

Gründe für eine Abwesenheitsnotiz

Es gibt eine Reihe wichtiger Gründe, warum eine Abwesenheitsnotiz sinnvoll ist. Nämlich die folgenden:

Erhaltung neuer Geschäftsbeziehungen: Sie verhindern, dass potenzielle neue Kunden oder Leads verloren gehen, weil sie denken, Sie würden sie ignorieren.

Vermeidung von Kundenfrustration: Bestehende Kunden wissen sofort, woran sie sind, und sind nicht frustriert, weil eine Antwort ausbleibt.

Erwartungsmanagement: Du gibst dem Absender sofort Klarheit darüber, wann er mit einer Antwort rechnen kann (oder an wen er sich in der Zwischenzeit wenden kann). Fassen Sie in Ihrer Antwort immer etwas weiter gefasst, denn oft ist Ihr Arbeitstempo nach der Rückkehr aus dem Urlaub etwas geringer.

Professionelles Auftreten: Es zeigt, dass Sie proaktiv mit Ihren Geschäftspartnern mitdenken und Ihre Kommunikation gut im Griff haben, selbst wenn Sie Ihre Auszeit genießen.

Schauen wir uns einmal an, wie Sie diese Abwesenheitsnotiz ganz einfach nach Ihren Wünschen in unserem Service einrichten können und was Sie noch beachten sollten, um Frustration bei Ihren Geschäftspartnern zu vermeiden!

Out-of-Office-Nachricht einrichten

Bei uns kannst du die Abwesenheitsnotiz über das Kundenportal oder direkt über das Webmail einrichten. Im folgenden Artikel haben wir die Schritte für dich zusammengestellt:

https://www.mijnhostingpartner.nl/client/knowledgebase/e-mail/algemene-mail-informatie/out-of-office-melding-instellen/

Im Artikel „Basis“ wird die Vorgehensweise über das Kundenportal erklärt, während im Artikel „Advanced“ die Stelle im Webmail gezeigt wird. Mit wenigen Schritten ist dies also erledigt. Die Benachrichtigung wird an deine Kontakte gesendet, wobei die folgenden Zeilen darin enthalten sind:

Die automatische Antwort wird mit den oben genannten Einstellungen an jeden gesendet, der dir direkt eine E-Mail schickt. Newsletter, Mailinglisten, Weiterleitungen oder Aliase, die bei dir eingehen, erhalten keine automatische Antwort. Außerdem wird die automatische Antwort nur einmal pro Tag an einen Empfänger gesendet. Das bedeutet also, dass es nicht zu einer Flut von automatischen Antworten kommt.

Wenn du dies testen möchtest, verwende dazu bitte eine externe E-Mail-Adresse. Wenn du dir selbst etwas schickst, gilt dies nämlich nicht.

Über den Posteingang hinausblicken: Kommunikation auf deiner Website und in sozialen Medien

Eine Abwesenheitsnotiz darf nicht vergessen werden, aber heutzutage suchen (potenzielle) Kunden an viel mehr Orten nach Kontaktmöglichkeiten. Um Funkstille und Frustration wirklich zu vermeiden, ist es ratsam, deinen Urlaubszeitraum auch über diese drei wichtigen Kanäle zu kommunizieren:

• Die Kontaktseite (und deine Öffnungszeiten): Dies ist der erste Ort, an den sich Menschen wenden, wenn sie eine Frage haben. Passe den Text auf deiner Kontaktseite vorübergehend an. Geben Sie deutlich an, an welchen Tagen Sie abwesend sind. Liegt Ihre Reaktionszeit normalerweise innerhalb von 24 Stunden? Weisen Sie dann darauf hin, dass es jetzt beispielsweise ein paar Tage dauern kann, oder verweisen Sie auf eine Notrufnummer, falls Sie eine haben.

• Ein Benachrichtigungsbanner auf Ihrer Website: Haben Sie einen Webshop oder bieten Sie Dienstleistungen über Ihre Website an? Platzieren Sie eine dezente, aber deutliche Benachrichtigungsleiste (eine „Announcement Bar“) oben auf Ihrer Startseite. So sehen Besucher gleich beim Aufrufen der Seite, dass die Bearbeitung von Bestellungen oder Angeboten während der Urlaubszeit etwas länger dauern kann. Das verhindert ungeduldige E-Mails im Nachhinein.

• Social Media & automatische DM-Antworten: Kunden scheuen sich nicht, eine Nachricht über Instagram, Facebook oder LinkedIn zu senden. Veröffentlichen Sie eine kurze Nachricht über Ihre Betriebsferien oder passen Sie Ihre Biografie vorübergehend an. Noch wichtiger: Richte eine automatische Antwort für deine Direktnachrichten (DMs) ein. Genau wie bei deiner Abwesenheitsnotiz erhält dann jeder, der dir eine Chat-Nachricht schickt, sofort eine Benachrichtigung, dass du gerade die Sonne genießt.

Vergiss außerdem Google My Business nicht! Hast du einen physischen Standort oder ein lokales Unternehmen? Dann passe auch deine Öffnungszeiten in Google an. Nichts ist für einen Kunden so ärgerlich, wie vor einer verschlossenen Tür zu stehen, weil die regulären Öffnungszeiten noch auf „geöffnet“ standen. Das führt immer zu einer Reihe von 1-Stern-Bewertungen, wenn du das vergisst.

Kommst du im Panel unerwarteterweise nicht ganz zurecht? Keine Sorge! Unser Helpdesk steht dir auch während der Sommerzeit wie gewohnt über den Live-Chat und das Ticket-System zur Verfügung, um dir schnell weiterzuhelfen. Im Namen des gesamten Teams von MijnHostingPartner.nl: Wir wünschen dir einen fantastischen und wohlverdienten Urlaub!